אחד האירועים המרגשים ביותר שאנחנו נחווה בחיים הוא החתונה. אבל אירוע החתונה לא רק מרגש, אלא גם חודשים לפני דורש תכנון מקפיד והמון כאב ראש. היום יש שיטות שונות שיכולות להקל על ארגון האירוע, אבל כל ארגון האירוע מותנה בדבר אחד פשוט – כמות המוזמנים וכמה מהאורחים מגיעים בפועל. אישורי הגעה לחתונה בחינם היא אפשרות שכל אחד יכול ליישם, ובאמצעות אישורי ההגעה נוכל להתבסס על סדר הושבת המוזמנים, כמות המנות ופרטים אחרונים לקראת האירוע. הנה כל מה שאתם צריכים לדעת על אישורי הגעה לחתונה בחינם.
אישורי הגעה לחתונה בחינם – האם יש דבר כזה?
תמיד כשאנחנו שומעים את המילה חינם, אנחנו מתמלאים בחשדות. האם אישורי הגעה באמת יכולים להיות ללא תשלום? כמובן שיש מסלולים שונים שיכולים להציע לכם מחירים אטרקטיביים, או שאישורי ההגעה יכולים להיות כחלק מתשלום ההזמנות. בפועל, כדי לא להוציא שקל מהכיס שלכם תוכלו לשלוח אישורי הגעה באופן עצמאי. איך עושים את זה? מסדרים רשימה של אורחים, עורכים אישור הגעה באופן עצמאי ומבקשים באישור ההגעה להגיב עם מגיעים או לא מגיעים. לא מדובר על מערכת אוטומטית, וכן נדרש מאמץ מצד בעלי השמחה אבל תוכלו לחסוך עבור הוצאות אישורי הגעה.
מנגד, יש עוד אפשרות שנחשבת להרבה יותר פשוטה והיא שימוש באפליקציית אישורי הגעה. מה זה אומר? הטכנולוגיה מתקדמת ואנחנו איתה, תוכלו להוריד אפליקציה ייעודית לאישורי הגעה. באפליקציה תוכלו ליצור את אישור ההגעה בעיצוב בו תהיו מעוניינים, תוכלו להוסיף פרטים כמו מיקום עם קישור לוויז, תוכלו להוסיף שעת חופה וכמובן להוסיף את התוכן שמבדל אתכם. השימוש באפליקציה הוא מאוד פשוט ונוח לאורחים, הם צריכים לסמן אם הם מתכוונים להגיע או לא, ולסמן את כמות האורחים שמגיעה. לדוגמא, אם הם באים עם בנות זוג. האורחים עצמם לא נדרשים להוריד את האפליקציה, האפליקציה מאפשרת לכם לשלוח את אישור ההגעה למייל ולוואטסאפ. אך לרוב אנחנו נדרש בשירות מקיף יותר, שירות בו אנחנו לא מבצעים שום מאמץ והחברה מולה אנחנו עובדים מוודאת אילו אורחים מגיעים ואילו לא (במקרה שאין מענה לאישור ההגעה הדיגיטלי).
כמה עולה השימוש באפליקציה?
יש היום הרבה חברות שמציעות את שירותיהן באמצעות אפליקציה, או שהן גובות מחיר לפי מוזמן. המחירים יחסית נמוכים היום בשל ההיצע הרחב של החברות. ניתן לראות שעל שירות בסיסי לא תצטרכו לשלם שקל, החברה נותנת את השירות בחינם. אם תרצו שירותים נלווים כמו עיצוב אישור הגעה, סדר הושבה, ושיחה טלפונית לאורחים, אז תצטרכו לשלם עבור השירות. בדרך כלל השירות הוא לפי מוזמן, המחיר נע בין עשרות אגרות ועד כשני שקלים. במקרים מסוימים החברה גובה את המחיר לפי כמות כוללת של מוזמנים. התעריפים שונים בין 300 מוזמנים ובין 500 מוזמנים. האם השירות משתלם? אם אתם רוצים להתרכז רק באירוע ללא שום הסחות דעת, השירות מומלץ לכם.
אישורי הגעה לחתונה בחינם באופן עצמאי
אם אתם מעוניינים לשלוח אישורי הגעה באופן עצמאי, אתם תוכלו לחסוך את ההוצאה של החברות השונות. האם זה משתלם? בשביל זה נרצה לראות מהו תהליך יצירת אישורי הגעה באופן עצמאי. הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות הוא לערוך רשימה של מוזמנים, מומלץ ברשימה עצמה כבר להוסיף מספרי טלפון לצד שם המוזמן. תוכלו לערוך את הרשימה על דף או בטבלת אקסל. לאחר שיש לכם את הרשימה המלאה ביד, תוכלו ליצור רשימת תפוצה בוואטסאפ ולבקש מכל מוזמן לסמן לפי מספר האם הוא מגיע או לא (ניתן גם פשוט לכתוב כן או לא). לאחר מכן, תרצו לחזור לרשימה ולסמן מי ענה, מי לא ענה, מי נתן תשובה חיובית ומי נתן תשובה שלילית. למעשה זה כל הסיפור, הוא אמנם לא מורכב מדי אבל כן דורש תשומת לב וזמן.
למה אישורי הגעה לחתונה קריטיים?
החשיבות הגדולה היא די ברורה, ברגע שאנחנו רואים את כמות המוזמנים אנחנו נוכל להיערך בהתאם. כמו כן, אולם האירועים בו אתם חוגגים ירצה לדעת את כמות המוזמנים המדויקת ואת סדר ההושבה בשביל להתארגן בהתאם. בנוסף, יש מקרים בהם מכסת האולם היא עד 300 אורחים ולכן יש 350 מוזמנים לפתע. ברגע שיש אישורי הגעה תוכלו לדעת בדיוק את הכמות שתגיע ולא לשלם סכום נוסף לאולם.
רצוי לשלוח אישורי הגעה בערך שבועיים לפני החתונה. אבל ההיערכות המוקדמת לאישורי הגעה מתרחשת לפני כן. בדרך כלל כבר חודשיים לפני החתונה רצוי להחזיק ברשימה מדויקת של אורחים שאמורים לבוא ולשלוח להם אישורי הגעה. בנוסף, חשוב לקחת בחשבון את פרק הזמן לאחר שליחת אישור ההגעה ועד לקבלת אישור. לעיתים יש צורך להתקשר למספר אורחים כדי לוודא האם הם מגיעים או לא. לכן, בשביל לחסוך זמן רב אנחנו כן ממליצים להיעזר בחברה חיצונית שפשוט תיקח עליה את הפרויקט ותעדכן אתכם בכל שינוי.
