תכנון אירוע איננו מהווה דבר פשוט. בכדי שהאירוע יערך בצורה הטובה ביותר, חשוב מאוד לשים דגש על כמה דברים חשובים: לסגור מקום שבו יערך האירוע, לסגור צלם, לסגור תקליטן לאירוע, לדאוג לעיצוב המקום, לדאוג לאטרקציות עבור האירוע ועוד מגוון רחב של פרטים שונים וחשובים עבור האירוע. כמובן שאחד הדברים החשובים ביותר שיש לעשות הוא לדאוג להזמין את כל האורחים, כאשר מרבית בעלי האירועים מעוניינים לדעת כמה אורחים צפויים להגיע לאירוע שלהם. בעבר, צורפן לכל הזמנה פרטי יצירת קשר עם בעלי האירוע וכן, צורך תאריך אחרון שבו ניתן להודיע להם האם הם מגיעים לאירוע או שמא אינם מגיעים. המטרה היא למעשה לאפשר לבעלי האירוע להיערך מבחינת כמות המוזמנים בצורה הטובה ביותר. כיום, כבר אין צורך לדאוג ליצור קשר עם אורחים שלא הודיעו אם הם מגיעים או לדאוג שכל האורחים יצרו אתכם קשר בכדי להודיע אם הם מגיעים לאירוע או לא וכל שעליכם לעשות זה לבחור אפליקציית אישורי הגעה.
מדוע חשוב לדעת כמה אורחים מגיעים לאירוע?
לכאורה, שלב הזמנת האורחים לאירוע אמור להיות שלב פשוט למדי. כל שיש לעשות זה פשוט ליצור הזמנה ייחודית ומעוצבת ולשלוח אותה לכלל האורחים. בהזמנה כמובן יהיו כל הפרטים הרלוונטיים אודות האירוע לרבות המקום שבו יערך האירוע, השעה שבה יערך האירוע ועוד. אולם, אין ספק שחשוב מאוד להיערך בצורה הטובה ביותר לכמות האורחים שעתידים להגיע ועל כן, לא די לשלוח את ההזמנות, אלא חשוב ביותר לדאוג כי כל אורח ידאג לאשר את הגעתו או שלא לאשר את הגעתו. חשוב לדעת מהי כמות האורחים שעתידים להגיע בכדי להיערך מבחינת כמות מנות לאירוע, להבין האם תעמדו ברף המינימלי של כמות אורחים באולם שסגרתם, האם יש צורך להתכונן עם שולחנות ספיר באירוע ועוד. מדובר על מידע חשוב ביותר ועל כן, שלב ההזמנות איננו שלב כה פשוט שכן, מצד אחד שולחים הזמנות לאורחים, אך לא מדובר על שגר ושכח, אלא מדובר על הצורך להבין כמה אורחים עתידים להגיע לאירוע שלכם ועל כן, יש צורך שהאורחים שאליהם נשלחת ההזמנה יאשרו או שלא יאשרו את ההגעה שלהם.
מהי אפליקציית אישורי הגעה?
בעבר כאמור, להזמנה היו מצורפים פרטי יצירת הקשר של בעלי האירוע או של בני משפחה קרובים והאורחים נדרשו למעשה להודיע עד תאריך מסוים האם הם עתידים להגיע לאירוע המדובר. לא פעם, במידה והאורחים לא הודיעו האם הם מגיעים, מינו מישהו מבני המשפחה או החברים ליצור קשר טלפוני עם האורחים בכדי לבדוק מולם האם הם מגיעים לאירוע או שמא אינם מגיעים. אין ספק שהיה מדובר על דבר מסרבל למדי, לא נוח ובעיקר, לא הייתה אפשרות לקבל מידע מדויק לגבי כמות האורחים שמגיעים לאירוע. גם מצד האורחים שקיבלו את ההזמנה לא תמיד היה קל להודיע על ידי יצירת קשר האם הם עתידים להגיע או לא. במציאות הדיגיטלית המודרנית והמתקדמת שאנו חיים בה כיום, הדבר הפשוט ביותר לעשות בכדי לדאוג לאישורי הגעה של אורחים הוא פשוט להשתמש באפליקציה לאישורי הגעה. באמצעות האפליקציה המדוברת ניתן לשלוח לכל אורח לוואטסאפ או לכתובת המייל אישור הגעה, כאשר כל שהוא נדרש לעשות זה לסמן האם הוא מגיע לאירוע ובמידה ובני המשפחה שלו הוזמנו, כמה מהם עתידים להגיע. כל המידע מתקבל באופן מידי אצל בעל האירוע וכך הוא למעשה יכול להיערך בצורה הטובה ביותר לכל נושא כמות האורחים שיגיעו לאירוע.
מדוע כדאי לבחור באפליקציית אישורי הגעה?
אם אתם תוהים מדוע כדאי לבחור באפליקציית אישורי הגעה הרי שישנם כמה סיבות לכך: ראשית כל, מדובר על האופציה הקלה והנוחה ביותר עבור בעלי האירוע שאינם צריכים ליצור קשר עם האורחים אלא פשוט לעקוב באופן מידי אחרי אישורי ההגעה המתקבלים על ידי האורחים. שנית, לאורחים המקבלים את אישורי ההגעה הללו הרבה יותר קל ונוח לסמן הגעה, כך שסיכוי גבוה הרבה יותר שכולם יודיעו בו ברגע האם הם עתידים להגיע לאירוע או שמא לא. מדובר על האופציה הטובה והיעילה ביותר הן עבור האורחים שלכם והן עבורכם כבעלי אירוע וכל שנותר לכם לעשות זה לבחור את האפליקציה הטובה ביותר בתחום המדובר.
כיצד תבחרו אפליקציית אישורי הגעה?
אם אתם תוהים כיצד בוחרים אפליקציית אישורי הגעה, הנה כמה פרמטרים שכדאי שתבדקו טרם אתם בוחרים את האפליקציה המדוברת:
ראשית כל, עליכם לבדוק האם האפליקציה המדוברת מאפשרת גם לשלוח הזמנה מקוונת יחד איתה. כיום ניתן למצוא לא מעט אפליקציות אשר מעבר לשליחת אישורי הגעה מאפשרים גם לעצב הזמנה מיוחדת ואיכותית ולשלוח אותה באופן מקוון.
שנית, כדאי לבחון כמה האפליקציה המדוברת נוחה לתפעול. חשוב מאוד לבחור באפליקציה שגם לכם נוח וקל לתפעל אותה וגם לאורחים שלכם קל לסמן אישור הגעה בה, כך שכולם ייהנו משימוש בה.
מעבר לכך, כדאי מאוד לקבל המלצות אודות אפליקציה הן מחברים, מכרים ובני משפחה והן באינטרנט.
