הזמנה לאירוע מהווה דבר חשוב ביותר. כל אדם משקיע רבות בנראות ובעיצוב של ההזמנה שלו, בתוכן של ההזמנה לאירוע ובאופן השליחה שלה. בעוד שישנם כאלה אשר מעדיפים לשלוח את ההזמנה שלהם בצורה הסטנדרטית אשר כוללת רכישת מעטפות רלוונטיות מאולם האירועים שבו הם עורכים את האירוע ושליחתם בדואר או מסירתם לאורחים קרובים ביד, הרי שישנם כאלה אשר מעדיפים לבחור בפתרונות מתקדמים יותר אשר מציעה המציאות הדיגיטלית המתקדמת כיום הלא הן: הזמנות דיגיטליות. כיום ניתן לעצב הזמנות דיגיטליות מיוחדות ואיכותיות ולשלוח אותן באופן מקוון לכל אורח שאתם רוצים להזמין בוואטסאפ או לכתובת המייל שלו. יחד עם זאת, ניתן למצוא אפליקציות ומערכות שונות המאפשרות לשלוח הזמנה עם מערכת אישורי הגעה. כלומר, במקביל להזמנה אשר מקבלים בדיגיטל, מקבלים אישור הגעה אשר מאפשר לסמן בצורה מהירה ומקוונת האם עתידים להגיע לאירוע, כמה בני משפחה עתידים להגיע במידה ומדובר במשפחה אחת ולשלוח את אישורי ההגעה בצורה מהירה ונוחה לבעלי האירוע.
מדוע חשוב להיערך מבחינת כמות אורחים?
אם אתם תוהים מדוע חשוב להיערך מבחינת כמות אורחים, הרי שחשוב ביותר להבין כי ישנם לא מעט אולמות אירועים אשר דורשים מינימום כמות של אורחים בכדי לסגור אירוע. כלומר, אם אתם מתחייבים שיגיעו כמות אורחים כלשהי לאולם, עליכם לעמוד בה. מעבר לכך, מבחינת כמות מנות, עליכם להיערך בהתאם לכמות האורחים שלכם. כמובן שחשוב מאוד לסגור גם מנות ספיר, אך חשוב לדעת ולהבין פחות או יותר כמה אורחים עתידים להגיע פחות או יותר, בכדי להבין האם כמות המנות שאתם סוגרים מול האולם מתאימה. כאמור, בעבר, בכדי להבין כמה אורחים עתידים להגיע לאירוע שלכם, היה צורך לכתוב בהזמנה פרטי יצירת קשר של בעלי האירוע ולבקש שמקבלי ההזמנה יודיעו עד תאריך מסוים האם הם מגיעים לאירוע וכן כמה מבני המשפחה מגיעים. כמו כן, היו לא מעט בעלי אירועים שהיו ממנים חבר או בן משפחה אשר היה אחראי על אישורי ההגעה ויצר קשר עם כל אחד מהאורחים בכדי לדעת האם הוא יגיע או שמא לא יגיע. אין ספק כי היה מדובר על תהליך שדרש יותר זמן וכן, לא פעם כלל לא היו משיגים את כל האורחים כך שהמידע שהתקבל לגבי כמות האורחים שיגיעו לאירוע לא היה מספיק מדויק.
הזמנה עם אישורי הגעה- במה מדובר?
כיום כאמור כבר אין צורך להדפיס הזמנה בבית הדפוס ולשלוח אותה באופן ידני לאנשים המוזמנים לאירוע שלכם. העולם הדיגיטלי המתקדם שאנו חיים בו מאפשר לעצב הזמנות נפלאות לכל אירוע ולשלוח אותן באופן מקוון לוואטסאפ של האורח שמזמינים או לכתובת המייל שלו. כמובן שמלבד ההזמנה עצמה אשר ניתן לעצב ולשלוח באופן מקוון, ניתן לשלוח גם אישורי הגעה. כלומר, כל אורח נדרש בתהליך קצר לסמן האם הוא מגיע לאירוע או שמא איננו מתכוון להגיע לאירוע. אם מדובר על הזמנה הנשלחת למשפחה, האורח יכול לסמן כמה מבני המשפחה עתידים להגיע לאירוע. כל המידע המדובר נשלח באופן ישיר לבעל האירוע וכך הוא מקבל למעשה את המידע המדויק לגבי כמות האורחים שעתידים להגיע לאירוע שלו. מערכת או אפליקציה שמאפשרת לשלוח הזמנה כולל אישורי הגעה מהווה כיום את הדרך הנוחה והיעילה ביותר להזמין אורחים לכל אירוע באשר הוא ולהבין מי מהם עתיד להגיע, כך שניתן למעשה להיערך בצורה הטובה ביותר מבחינת כמות אורחים שיגיעו לאירוע.
כיצד תבחרו מערכת לשליחת הזמנה עם אירועי הגעה?
כיום ניתן למצוא לא מעט חברות המציעות מערכות לשליחת הזמנות לאירועים הכוללות גם אישורי הגעה. מכיוון שישנן לא מעט חברות כאלה, חשוב מאוד לבחור את החברה שמציעה את האפליקציה או המערכת הטובות והמתקדמות ביותר. מכיוון שבסופו של דבר מדובר על הזמנה לאירוע שלכם, אתם בוודאי רוצים שהיא תהיה הכי מעוצבת וייחודית שאפשר ועל כן, חשוב ביותר שתבדקו האם האפליקציה או המערכת מציעה לכם אופציה לעצב את ההזמנה בצורה שאתם רוצים בצורה קלה ונוחה או אם היא מציעה אופציה של עיצוב על ידי מעצב גרפי של ההזמנה טרם שולחים אותה. כמובן שחשוב מאוד לוודא כי נוח וקל להשתמש באפליקציה. המטרה היא בסופו של דבר לשלוח את ההזמנות בצורה הקלה ביותר, לאפשר לאורחים שלהם לסמן האם הם מגיעים לאירוע בצורה קלה ונוחה וכן, לקבל את כל אישורי ההגעה בצורה נוחה. לכן, חווית המשתמש באפליקציה מהווה ללא ספק דבר שיש לבחון טרם בוחרים בה. מעבר לכך, חשוב מאוד לברר מהי העלות של השירות המדובר. כדאי לבדוק כי מדובר על עלות סבירה ביחס לתמורה שמקבלים.
בכדי להבין האם מדובר על מערכת או אפליקציה שכדאי לבחור, כדאי מאוד לקרוא אודותיה מעט באינטרנט טרם בוחרים בה. כדאי לקרוא המלצות או דיס המלצות ברשת אודות אפליקציות כאלה ואחרות וכמובן שכדאי לשאול חברים, בני משפחה או מכרים לגבי אפליקציה כזאת או אחרת שהם בחרו בה ולקבל מהם מידע מהימן והמלצות אותנטיות שיסייעו לכם בבחירה.
