יכול להיות שכבר חוויתם את זה, אתם מגיעים לאירוע ואין מקומות מסודרים – "מי שתופס תופס". לעיתים, השולחנות מסודרים אבל לא תחת ארגון מסודר, ואז קיימים חוסרים ויוצא שאחד או שניים מתוך קבוצה צריכים להצטופף באותו שולחן, או לשבת בנפרד. בשביל שהתופעה הזאת לא תתרחש אצלכם, אתם צריכים להיעזר בשירותיה של חברת סידורי הושבה – הנה כל הפרטים.
מהם סידורי הושבה?
סידורי הושבה הוא תהליך שנקבע על ידי חברת סידורי הושבה ועל ידי בעלי האירוע. יש מספר שלבים לצורך סידורי הושבה:
- מיון – השלב הראשון בתהליך הוא מיון לפי קבוצות, מדובר על מלאכה מורכבת. אנחנו נרצה לחלק את המוזמנים לפי נושאים או לפי קבוצות. לדוגמא, משפחות שמגיעות מאותו הצד, משפחה רחוקה, משפחה קרובה, חברים מהצבא/מהלימודים ישבו ביחד בדרך כלל, תלוי בכמות המוזמנים בהתאם למספר המושבים בכל שולחן. המיון צריך להיות חכם, הוא צריך לספק את המוזמנים ומצד שני לחסוך לכם בהוצאות מיותרות על פתיחת שולחנות נוספים.
- תרשים ישיבה – לאחר שלב המיון אנחנו נרצה לייצר תרשים ישיבה בהתאם לסוג האולם וגודלו. אנחנו ניצור תרשים של האולם ונראה בדיוק היכן השולחנות ממוקמים ואילו שולחנות ממוקמים קרוב לרחבת הריקודים ואילו שולחנות יהיו רחוקים יותר. בדרך כלל אנחנו נרצה להושיב מקרוב את החברים והמשפחה הקרובה, בעיקר חברה צעירים שששים לקפוץ לרחבת הריקודים. מנגד, אורחים מבוגרים נושיב בחלק היותר רחוק מהרחבה ונדאג גם לא למקם אותם ליד רמקולים.
בשלב זה אנחנו גם נרצה להתחשב במוזמנים מבחינת דת לדוגמא, או משפחות עם ילדים. חשוב להתחשב בבני המשפחה ובחברים ואפילו להתייעץ איתם בנוגע לנוחות שלהם. יש לקחת בחשבון אורחים שזקוקים למקומות נגישים למעבר, ואפילו סכסוכים משפחתיים שנרצה לקחת בחשבון בסדר ההושבה.
- חלוקה – אחרי שכבר יצרנו תרשים ויש לנו רשימה מלאה שבה אנחנו יודעים את הדגשים החשובים בנוגע לסידורי הושבה, הגיע הזמן להתחיל לחלק את המוזמנים לפי שולחנות. החלוקה עובדת בתיאום מול האולם, נצטרך לדעת כמה אנשים ניתן להושיב בכל שולחן וכמו כן, באילו מקומות יש צורך לשמור על מעברים לאורחים ולמלצרים.
- ניהול – חברת סידורי הושבה בעלת תפקיד חשוב, מלבד לסידורי הושבה אתם יכולים לדאוג גם לשירות מלא מטעם החברה. זאת אומרת שהחברה דואגת לעמדה בכניסה בה לכל אורח יחולק מספר השולחן וכמו כן, מוודאים שאכן הנרשמים מגיעים. לאחר מכן, לאחר ההושבה לפי מספר שולחן יש מנהלים שדואגים לעבור בין השולחנות ומוודאים שלכל אורח יש מקום. בכל מקרה של שינוי, החברה נמצאת שם לדאוג לכל דבר ואתם יכולים להתרכז באירוע המרגש. אם נדרש לפתוח שולחן, זה כמובן יהיה בתיאום ובאישור מול בעלי האירוע.
חברת סידורי הושבה- כמה עולה השירות?
אחרי שאנחנו מבינים פחות או יותר מה תפקידה של חברת סידורי הושבה, כמה אנחנו אמורים לשלם על זה? שימו לב, לכל חברה יש את המחירון שלה. חלק מהחברות פועלות באופן דיגיטלי בלבד, וללא עמדת דיילות ואז המחיר יהיה בהתאם. זאת אומרת שאתם מציבים את הדגשים שלכם מול החברה, והיא מתוך חבילה שבדרך כלל כוללת אישורי הגעה תעניק לכם מחיר כללי. אם מדובר על שירות מלא של חברת סידורי הושבה, המחיר יכול לנוע בטווח של 1,500 ש"ח ועד 2,500 ש"ח.
במחירים נמוכים יותר נוכל לקבל שירות של סידורי הושבה בדיגיטל. זאת אומרת שבדרך כלל לא יהיה מי שינהל את סדר ההושבה, ואתם צריכים להסתמך על האורחים. מי שבוחרים בשירות כזה לרוב ממנה קרוב משפחה שהוא ידאג לכל האורחים שלא מוצאים את המקום או שרוצים לערוך שינוי כלשהו. מצד אחד, זאת אכן הוזלה במחיר. מצד שני, אנחנו דווקא נרצה שכל המוזמנים יתעסקו באירוע, ולא יגיעו "לעבוד".
טיפים לסידורי הושבה חכמים
מלבד לכל הטיפים שציינו, אם אתם רוצים לערוך סידורי הושבה על ידי חברה חיצונית או באופן עצמאי, יש לשים לב לפרטים הקטנים. לדוגמא, חשוב לבחור סגנונות הושבה מתאימים ביחס למיקום השולחן. לדוגמא, איפה אתם מתכוונים למקם את שולחן האבירים? האם אתם מעדיפים לבחור בשולחות עגולים או שולחנות מלבניים? כמו כן, אתם יכולים לשקול ישיבה בטרקלין או שילובים שונים של סידורי הושבה במטרה לשמור על עיצוב מעניין, ובנוסף גם לשמור על מספיק מרווח באולם.
דבר נוסף וחשוב לא פחות, האם יש לאחד מהמזומנים שלכם הגבלות תזונתיות כלשהן? האם יש אלרגיות? אם מדובר על אדם עם אלרגיה קשה או קלה, אתם צריכים לדעת מזה ואתם גם צריכים ליידע את חברת סידורי ההושבה מולה אתם עובדים. שקלו גם בשולחן עצמו או בכרטיס המוזמן לציין שיש מגבלות תזונתיות. זכרו, זה היום המיוחד שלכם ואתם צריכים שכל המחשבות שלכם והרגש שלכם יהיה בעצמכם. לכן, שירותים של חברות חיצוניות יכולים לסייע לכם באופן מובהק במהלך האירוע.
